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Fiche de paie dans la fonction publique : quelles sont les règles ?

Aucun texte ne définit les mentions obligatoires du bulletin de paie des agents de la fonction publique. Toutefois, il est recommandé aux administrations d’établir des bulletins de paie aussi complets que pour les salariés de droit privé et de tenir compte des mêmes règles de présentation. Seuls les composants de la rémunération et les cotisations auxquelles cette rémunération est soumise sont définis par les textes.

Composition de la rémunération et cotisations

La rémunération comprend, selon la situation individuelle et professionnelle de l’agent, les éléments suivants :

Elle est soumise aux cotisations suivantes à la charge de l’agent :

Fonctionnaire

Contractuel

Rubrique du bulletin de paie

Le bulletin comporte au moins les informations suivantes :

  • Nom et adresse de l’employeur, et éventuellement le service d’affectation de l’agent

  • Identifiants de l’employeur auprès de l' Insee  : code APE et n°Siret

  • Nom, grade, échelon et indice majoré détenu par l’agent

  • Période et nombre d’heures de travail auxquels se rapporte la rémunération

  • Montants brut du traitement de base et des autres composants de la rémunération selon la situation de l’agent

  • Montant de la rémunération brute totale

  • Montant, assiette et taux des cotisations à la charge de l’agent et de l’administration employeur

  • Nature et montant des autres versements (prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels notamment) et retenues (saisie sur salaire par exemple)

  • Montant de la rémunération nette effectivement reçue par l’agent

  • Date de paiement de cette somme

  • Montant total versé par l’administration employeur (rémunération brute + cotisations à la charge de l’administration employeur)

  • Montant du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.

Le bulletin de paie mentionne également généralement le revenu mensuel net imposable et le cumul annuel net imposable.

Le revenu mensuel net imposable est égal à la somme de la rémunération nette, de la CRDS et de la part de la CSG non déductibles de l’impôt sur le revenu.

Le cumul annuel net imposable est , égal à la somme des revenus mensuels nets imposables.

Le bulletin de paie doit être conservé par l’agent sans limitation de durée.

Dématérialisation du bulletin de paye

Dans la fonction publique d’État, les bulletins de paye et les états annuels indiquant le montant annuel du revenu imposable sont dématérialisés.

L’état annuel est remis chaque année à l’agent et lui indique le montant total du revenu imposable qu’il a perçu au cours de l’année écoulée. Ce montant figure sur la déclaration de revenus pré-remplie.

Les bulletins de paye et l’état annuel sont mis à disposition de chaque agent sous forme électronique, dans un espace personnel sur l’espace numérique sécurisé des agents publics de l’État (Ensap).

S’il a fourni une adresse électronique valide, l’agent est informé par message électronique de la mise à disposition sur son espace sécurisé du bulletin de paie et de l’état annuel.

Les documents enregistrés dans l’espace numérique sont conservés tout au long de la carrière de l’agent et jusqu’à la fin de la 5 e  année suivant celle de son départ en retraite.

Si l’agent retraité reprend une activité au sein des services de l’État, le bulletin de paye qui lui sera remis, pour cette activité, sera conservé pendant 5 ans, puis supprimé.

Les bulletins de paye et les états annuels peuvent continuer à être délivrés sur support papier, sur demande de l’agent dans les 2 cas suivants :

  • L’agent est dans l’incapacité d’accéder sur son lieu de travail à son espace personnel sécurisé sur l’Ensap

  • L’agent est en congé de maladie.

L’arrêté qui a fixé la date de cessation du «bulletin de paye papier» précise les situations professionnelles dans lesquelles un agent peut demander à bénéficier de ces documents sur support papier. Il précise également les conditions de dépôt de sa demande.

Aucun texte ne prévoit de disposition analogue pour les fonctions publiques territoriale et hospitalière. La dématérialisation des bulletins de paie n’est donc ni obligatoire, ni interdite.

Direction de l’information légale et administrative

01/01/2021

Préparer votre démarche à l’aide de formulaires

Définitons

Assiette : Base de calcul

Abréviations

Insee : Institut national de la statistique et des études économiques

CSG : Contribution sociale généralisée

CRDS : Contribution pour le remboursement de la dette sociale

CNRACL : Caisse nationale de retraites des agents des collectivités locales

Références